Lo Smart Working in azienda: alcune linee guida

Il momento delicato che stiamo vivendo a causa della diffusione Covid-19 obbliga le aziende di tutto il Paese a una riorganizzazione complessiva dei processi di lavoro.
Dall’hardware al software passando per i consigli utili: tutto quello che c’è da sapere per lavorare da casa in modo efficace ed efficiente.

Argomenti del post:

• Smart working in Italia: cos’è e come funziona
• Come operare in smart working: gli strumenti utili
• Imparare a gestire il proprio tempo

Smart working in Italia: cos’è e come funziona

Stando alla definizione del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, per smart working si intende “una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro…” (https://www.lavoro.gov.it/strumenti-e-servizi/smart-working/Pagine/default.aspx).

Messa in questi termini, non risulta difficile intuire perché, in Italia, il “lavoro agile” non abbia mai attecchito nel tessuto industriale nazionale, tanto che negli ultimi anni il nostro Paese ha sempre occupato gli ultimi posti della classifica europea per quanto riguarda la tendenza al lavoro da remoto. Perfino la semplice definizione implica, di per sé, un’accezione non del tutto positiva: smart working (dall’inglese “lavoro intelligente”) contro il nostro “lavoro agile”, termine che da solo sembra quasi sottintendere a un lavoro rapido, al risparmio, pigro addirittura. Così, mentre nel resto del mondo fioriva un nuovo tipo di professionalità, che riduce la presenza fisica in ufficio o addirittura punta tutto su un approccio remote-first, in Italia la strada sembrava essere ancora lunga.

Il passaggio è d’obbligo tuttavia, perché oggi, a seguito dell’esplosione del Covid-19, il Paese si è trovato di fronte a una scelta obbligata: gettarsi a capofitto nell’ home working o bloccare completamente le attività. Un dilemma che, inevitabilmente, ha spinto le aziende verso l’opzione del lavoro da casa, sebbene molte di queste imprese, anche per i motivi sopra citati, non fossero ancora preparate a questa evoluzione professionale.

Cosa serve allora, e quali sono i tool fondamentali per lavorare online come se ci si trovasse nel proprio ufficio?

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Come operare in smart working: gli strumenti utili

Per prima cosa occorre una precisazione: non tutti i lavori possono essere svolti da casa e non basta un computer per poter sperare di essere produttivi anche lavorando dal proprio divano.

Ecco dunque alcuni accessori e tool indispensabili per potersi approcciare per davvero a questo modo di lavorare.

#1 Personal computer

Può sembrare scontato ma avere un pc, meglio se portatile, con le giuste caratteristiche fa la differenza.
Partiamo dall’hardware: si dà per scontato che il dipendente passi diverse ore di fila davanti al monitor, è fondamentale quindi che l’occhio non si affatichi e che ci sia “lo spazio” sufficiente per muoversi agilmente tra una finestra e l’altra. Il formato ideale sarebbe quello dei monitor allungati (21:9 per esempio), così da permettere di affiancare comodamente almeno due finestre di lavoro, tra i 24 e i 32 pollici. Per non affaticare gli occhi, in ogni caso, è necessario almeno non scendere sotto i 15 pollici di diagonale. Altro elemento imprescindibile nel manuale del perfetto smart worker è la webcam: prima o poi capiterà di dover affrontare una video call e, senza dubbio, avere una bassa qualità audio-video non giocherà a vostro favore.

#2 Archivi su Cloud

Poter condividere i file comodamente in un archivio virtuale aperto a tutto il team è di vitale importanza per mantenere alta la produttività dei propri dipendenti. Si tratta, cioè, di utilizzare server potenti sempre accessibili tramite connessione internet ovunque ci si trovi. È il principio che regola il cloud, letteralmente “nuvola” di dati e servizi, a cui si può sempre accedere se si ha una connessione, da qualsiasi dispositivo e in qualunque luogo. Un server in cloud permette di conservare documenti, tabelle, file e cartelle di ogni tipo rendendoli modificabili da tutti in tempo reale. Ne è un esempio la G suite di Google.

#3 La gestione dei flussi di lavoro

Per gestire il proprio tempo tenendo traccia delle cose da fare, giorno per giorno, sono utilissimi i programmi di task-management, come Trello o Planner, o i più classici Teamwork e Workast.

Ognuno di questi software mette a disposizione una vera e propria bacheca virtuale, in cui ogni membro del team può “attaccare dei post-it”, suddividendo compiti da svolgere e responsabilità: ogni lavoro – che sia la creazione di una media list, la stesura di un testo o un bug da risolvere – rappresenta una scheda aperta dove chiunque può intervenire scambiando messaggi, inserendo allegati o link, o spostando la scheda su una o l’altra colonna al procedere delle diverse fasi di lavorazione.

Uno strumento di grande utilità per controllare lo stato di avanzamento di un progetto di lavoro, fondamentale in fase di smart working ma di sicura utilità anche in condizioni normali di lavoro d’ufficio.

#4 Messaggistica istantanea

Essere in luoghi diversi a lavorare su uno stesso progetto rende particolarmente utile l’utilizzo di un sistema di messaggistica istantanea, grazie a cui è possibile creare delle vere e proprie task force operative separate per ogni cliente o progetto, con scambi di messaggi, file o documenti in tempo reale. 

Tra i più performanti vi è Slack, un tool estremamente utile per lo smart working per la sua capacità di integrazione con le altre app di task management (come Trello per esempio), oltre ai principali software che gestiscono le chat collegate ai siti web. Una valida alternativa a slack è Microsoft Teams della Suite di Office 365: pensata per imprese di media o grande dimensione, possiede la chat e i messaggi istantanei, mentre ai meeting possono loggarsi fino a 250 persone con videochiamata in HD.

#5 Skype

È il re incontrastato delle teleconferenze e, nonostante esistano diversi altri software con caratteristiche uguali o migliori, è tutt’ora tra il programma più utilizzato per organizzare call con clienti, colleghi o responsabili. Tra le funzioni principali, oltre alla mera videochiamata, c’è la possibilità di condividere il proprio schermo con tutti gli altri invitati alla videoconferenza, per analizzare insieme documenti di calcolo, fogli excel o presentazioni in power point.
Una valida alternativa gratuita è offerta da Hangouts Meet di Google.

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Imparare a gestire il proprio tempo

Ecco una delle note più dolenti dello smart working: gestire bene il tempo a disposizione, evitare distrazioni e convincere il proprio cervello che, anche se vi trovate a casa, magari dentro a una comoda tuta, non state vivendo una assonnata domenica mattina ma un giorno lavorativo come gli altri.

Ci sono diversi “trucchi” per non lasciarsi distrarre dal frigorifero, dal gatto, o dalle piante che chiedono disperatamente un po’ d’acqua. Il primo, tra i più noti, prende il nome di “Tecnica del pomodoro” e deve il suo nome a uno studente universitario che, per concentrare al massimo il suo studio si aiutò scandendo i tempi di lavoro con un timer da cucina a forma di pomodoro. La teoria è semplice: alternare 25 minuti di lavoro alla massima concentrazione con 5 minuti di pausa, ripetendo il tutto per quattro sessioni. A questo punto, è possibile concedersi un riposino da 15-30 minuti massimo, prima di ricominciare tutto da capo.

Un altro rischio legato alla permanenza casalinga, lontano dall’ufficio, è quella dell’accesso incontrollato ad alcuni siti internet: social network, Amazon, o magari anche ai principali canali di informazione, soprattutto in un momento delicato come quello che stiamo vivendo oggi a causa della diffusione del Covid-19. Una soluzione definitiva potrebbe essere garantita da Stayfocusd, un’estensione scaricabile online da utilizzare su Google Chrome o Microsoft Edge per bloccare determinati siti per un certo periodo di tempo (che stabilisce lo stesso utente). A mali estremi, estremi rimedi.

Un altro elemento fondamentale per aumentare la produttività è l’attenzione alla propria postazione di lavoro. Non è dato sapere quanto tempo ancora durerà l’emergenza Coronavirus, né se l’ azienda proseguirà sulla strada dello smart working anche ad allarme concluso. Nel frattempo, però, è necessario prestare attenzione all’ergonomia del proprio angolo di lavoro. Ecco alcune delle regole base per lavorare 8 ore senza subire alcuno scompenso posturale:

• Lo sguardo deve essere rivolto leggermente verso il basso quando guardate il monitor
• regolare l’angolazione del proprio schermo da -5 a 25 gradi per evitare fastidiosi riflessi o bagliori
• Posizionate le mani sulla tastiera mantenendo le braccia piegate all’altezza dei gomiti e distese in posizione orizzontale di fronte a voi, ponendo il computer a una giusta altezza rispetto alla seduta

Anche cambiare spesso posizione può essere un segreto per mantenere alta concentrazione e produttività: l’obiettivo deve essere quello di non alzarsi mai con il mal di schiena o gli occhi stanchi, con le dita indolenzite o le braccia che formicolano: cose tutt’altro che scontate quando si lavora da casa.

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