Workplace from Facebook: l’organizzazione corporate si apre all’approccio social

Una piattaforma che ricalca il design del social più popolare, interamente ripensato come spazio di lavoro condiviso, anche da remoto. Scopri come il suo potenziale può far crescere il tuo business!

Workplace è stato lanciato da Facebook nel 2017 e avrai sicuramente sentito parlare delle sue potenzialità anche se non hai ancora avuto l’opportunità di usarlo. Vediamo assieme come funziona e se ha mantenuto fede alle promesse di efficienza col passare degli anni.

Argomenti dell’articolo:

1. Il business trova il suo nuovo spazio virtuale
2. Messaggi, video call e archiviazione file, tutti in un unico ambiente
3. Le potenzialità
4. È davvero adatto a tutti?
5. Investire in un abbonamento Workplace
6. Perché e come adottare Workplace in azienda
7. Conclusioni

Workplace ha esordito sul mercato proponendosi come uno spazio virtuale condiviso all’interno delle aziende. Qui la comunicazione diventa relazione e strumento efficace per ottimizzare i processi produttivi. 

Analizziamo assieme cos’è, come funziona e come si propone di migliorare i flussi di informazioni interne delle aziende. 

Il business trova il suo nuovo spazio virtuale

Workplace from Facebook non si propone come l’ennesimo strumento per ottimizzare la comunicazione all’interno dell’azienda o per pianificare il lavoro, ma come una vera e propria piattaforma capace di accorpare le funzioni e sostituire gli strumenti che sono attualmente diffusi negli uffici di tutto il mondo.
Il suo punto di forza è l’interfaccia familiare, perché ricalca il design di Facebook, che tutti conosciamo. Questo rende il layout intuitivo e utilizzabile fin dal primo approccio con la piattaforma.
A tutto questo si aggiunge un’app rapida e funzionale che permette di accedere agilmente tramite mobile agli stessi contenuti visibili da browser.

Messaggi, video call e archiviazione file, tutti in un unico ambiente

Innanzitutto si tratta di una piattaforma simile a Facebook, promossa da Facebook ma totalmente slegata da esso. Non c’è nessun collegamento tra l’account personale del social e l’account su Workplace. 

L’iscrizione a questo spazio è possibile solamente con un indirizzo mail legato a un dominio aziendale verificato. Questo significa che non è possibile iscriversi usando una mail con dominio generico (come @gmail.com per esempio). 

Quando ci si iscrive si viene direttamente inseriti nello spazio di lavoro della propria azienda, se esiste già, caratterizzato da un url dedicato. Altrimenti la piattaforma dà la possibilità di personalizzare lo spazio e invitare i colleghi a farne parte.
L’impostazione business della piattaforma emerge fin da subito, a partire dall’area dedicata all’organigramma aziendale, in cui è possibile impostare le gerarchie e le aree di competenza delle persone che si iscriveranno successivamente.

La comunicazione interna è fondamentale per ottimizzare il flusso di lavoro.

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Una volta dentro, Workplace ci offre l’opportunità di creare gruppi e organizzare in questo modo i team di persone che lavorano in aree di competenze diverse o a progetti specifici. 

Questi gruppi diventano degli spazi di lavoro virtuale grazie a tutte le funzioni operative messe a disposizione dei suoi componenti:

• creare eventi
• effettuare videochiamate
• condividere file e materiali
• workchat

Si accorpano insomma in un unico ambiente tutte quelle funzioni che attualmente le aziende affidano a tool diversi tra loro per videoconferenze, chat organizzate in canali, drive e calendari condivisi di ogni genere. 

L’obiettivo è quello di sostituirsi all’intranet e massimizzare l’accesso alle risorse da parte di tutti.

Nonostante il layout della piattaforma sia pressoché identico a quello di Facebook, qui non troviamo inserzioni pubblicitarie, per ragioni di user experience (non devono esserci elementi di distrazione) ma soprattutto per garantire l’assenza di ogni tipo di profilazione. 

Le potenzialità

Workplace si propone di mettere in contatto tutti i livelli delle organizzazioni aziendali: in questo modo i reparti operativi e produttivi avrebbero voce in capitolo in fase di stesura dei progetti e i manager avrebbero a disposizione dei feedback immediati sui flussi di lavoro, potendo intervenire in tempo reale su problematiche e potenziando i punti di forza dei progetti.
Questo scambio di informazioni è massimizzato dalla possibilità di raccogliere le statistiche: con i report a disposizione, gli amministratori hanno informazioni aggiornate sull’uso della piattaforma da parte delle persone, statistiche sul flusso dei contenuti, la frequenza di attività all’interno dei gruppi e le interazioni coi post che vengono pubblicati. Di grande interesse è l’area dedicata alle connessioni tra le diverse aree produttive: in base all’organigramma impostato sarà possibile vedere quali sono le aree che interagiscono maggiormente tra di loro.Molto utile è la possibilità di archiviare file ma soprattutto l’opportunità di creare dei gruppi condivisi con altre aziende, in cui i rispettivi dipendenti possono incontrarsi e collaborare.

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È davvero adatto a tutti?

Stiamo parlando di una piattaforma che si è proposta fin da subito per tutti i tipi di azienda. Le sue caratteristiche la rendono apparentemente più adatta a organizzazioni di grandi dimensioni, che necessitano di coordinare un grande numero di persone al suo interno.

Per esempio l’organigramma consultabile in qualsiasi momento permette di individuare la persona di riferimento per ogni area o progetto. La funzione di traduzione automatica permette di rendere più agili le comunicazioni tra le persone che parlano lingue diverse, strumento interessante soprattutto per multinazionali che hanno progetti condivisi con sedi all’estero. Anche i video in diretta streaming lasciano intendere che Workplace sia una suite di funzioni modellata sulle esigenze di realtà lavorative complesse.Questo non significa che una piccola media impresa non possa trarne vantaggio, infatti anche se non dovesse sfruttare a pieno tutte le capacità della piattaforma (come le videochiamate accessibili fino a cinquanta persone contemporaneamente) avrebbe ottimi strumenti a disposizione per ottimizzare le proprie attività.
Workplace può diventare uno strumento perfetto per chi lavora in smart working o lavora in più sedi operative e desidera mantenere il flusso di informazioni efficiente.

Investire in un abbonamento Workplace

Al momento del lancio sul mercato Workplace proponeva la sottoscrizione di un account di base ad accesso gratuito, con funzioni limitate ma comunque utili a mostrare ai nuovi iscritti le potenzialità della piattaforma. L’obiettivo era quello di fidelizzare le aziende e portarle a sottoscrivere un abbonamento avanzato al costo di 3$ al mese per ogni persona iscritta. 

Attualmente non c’è più l’opzione gratuita, che poteva essere utile ai piccoli business per esplorarne le opportunità e valutare l’attivazione delle funzioni avanzate. La prima offerta disponibile è l’abbonamento Advanced a 4$ al mese per ogni iscritto, che viene offerto con un mese di prova gratuito. L’offerta più articolata è quella Enterprise, da 8$ al mese per persona iscritta, che include spazio di archiviazione illimitato, streaming video migliorato dalla tecnologia peer-to-peer ma soprattutto un team di assistenza diretta personalizzata, disponibile tutti i giorni per tutto il giorno e con tempi di risposta entro le 4 ore al massimo.Facebook però ha un occhio di riguardo per le associazioni no profit con scopi umanitari, a cui offre gratuitamente la sua piattaforma business.

Perché e come adottare Workplace in azienda

Come decidere se Workplace è utile al proprio modello di business? Valutiamo assieme le caratteristiche positive:

• Le potenzialità sono indubbie: una comunicazione efficace semplifica il lavoro e rende più veloce il raggiungimento degli obiettivi;
• La user experience è facilitata dal layout familiare, costantemente ottimizzato da Facebook per rendere la piattaforma intuitiva e accessibile;
• L’accesso ai Big Data che si possono raccogliere dalle statistiche è fondamentale per avere una panoramica del reale funzionamento dei processi interni all’azienda;
• L’accessibilità sia da desktop che da mobile rende Workplace uno strumento versatile non solo per le realtà professionali che contano più sedi produttive e amministrative ma anche per chi promuove il lavoro da remoto;
• Il rischio della sovraesposizione al flusso di informazioni è arginabile coi sistemi interni della piattaforma, che consente di mettere in pausa le notifiche e di restare off line quando c’è la necessità.

Come abbiamo accennato poco sopra, le piccole e medie imprese potrebbero non avere la necessità e l’opportunità di sfruttare tutte le funzioni messe a disposizione da Workplace. Per funzionare bene questa piattaforma deve essere usata sistematicamente da tutti e popolata di contenuti e conversazioni. La difficoltà che un’azienda potrebbe incontrare è il coinvolgimento dei propri dipendenti, che vanno introdotti allo strumento e guidati nell’uso finché non entra nella loro routine operativa. 

Per affrontare questo scoglio e sfruttare fin da subito tutte le potenzialità dello strumento è utile pensare a una strategia prima di procedere con il lancio.

• Analizzare la piattaforma;
• Decidere quali funzionalità sfruttare fin da subito e quali introdurre successivamente;
• Individuare gli obiettivi che si vogliono raggiungere;
• Creare un documento che spieghi il funzionamento tecnico, i vantaggi dell’uso quotidiano e il regolamento condiviso per interagire con gli altri al suo interno.

Conclusioni

Workplace from Facebook è uno strumento di lavoro che se usato correttamente può dare una spinta significativa alla produttività delle aziende, qualsiasi siano le dimensioni della stessa. Una comunicazione chiara e immediata si traduce in una maggiore efficienza, obiettivo desiderato da qualsiasi tipologia di business.
Offre reali possibilità di ottimizzazione dei flussi produttivi e vale la pena investire del tempo per imparare a usarlo e inserirlo nella quotidianità.